Onlangs had ik een mooi gesprek met een directeur van een middelgrote organisatie met meerdere vestigingen in het land. Hij wilde nou wel eens weten, waarom hij een externe vertrouwenspersoon te beschikking zou moeten stellen aan zijn medewerkers. Het bedrijf had recent een nieuwe HR manager aangetrokken. Deze HR manager had van zijn voorganger ook de taak van vertrouwenspersoon overgedragen gekregen en daar was de nieuwe manager niet gelukkig mee. Daarom had hij de directeur geadviseerd deze functie uit te besteden en een gesprek met mij aan te gaan.
In ons kennismakingsgesprek wond de directeur er geen doekjes om. Hij zag het belang van een externe vertrouwenspersoon helemaal niet in. Waarom zou hij? Vol trots kon hij me vertellen dat er eigenlijk nooit wat aan de hand was in het bedrijf. In het verleden was er wel eens wat gebeurd, maar dat hij zelf opgelost. Op zo’n manier dat de situatie zich niet meer zou herhalen. En daarbij, de vorige HR manager had toch nauwelijks meldingen ontvangen. Dus waarom zou hij extra kosten maken, als het niet nodig was?
Ik was blij met het advies van de nieuwe HR manager. In het gesprek met de directeur kon ik uitleggen dat geen meldingen ontvangen niet betekent dat er geen ongewenst of grensoverschrijdend gedrag in het bedrijf plaatsvindt. Eerder dat het twijfelachtig is of er in de organisatie wel ruimte is om misstanden te melden. Onderzoek wijst namelijk uit dat één op de vier medewerkers wel eens last heeft van ongewenst gedrag op het werk. Dat zou voor deze directeur betekenen dat zo’n 50 medewerkers hier wel eens mee te maken zou hebben gehad, maar het dus niet hebben gemeld. De vraag waaróm er niet wordt gemeld, is minstens zo relevant als de wetenschap hoe vaak er wordt gemeld.
Waarom wordt er niet gemeld? Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Allereerst: weten de medewerkers wel de weg? Het is van belang dat de medewerkers weten bij wie ze onveiligheid op het werk bespreekbaar kunnen maken. En is degene bij wie ze moeten zijn wel makkelijk bereikbaar en – niet te vergeten – onafhankelijk van de organisatie? Een van de redenen dat medewerkers afzien van het melden van ongewenst gedrag is het ontbreken van een veilige plek om te melden. Het feit dat medewerkers van dit bedrijf bij de HR manager moesten zijn, is hoogstwaarschijnlijk van invloed op het aantal meldingen. Immers, hoe onafhankelijk is de HR manager? In de ogen van een medewerker zal de HR manager altijd de pet van de organisatie op hebben. En daarmee is de veiligheid en vertrouwelijkheid voor de medewerker niet gegarandeerd. Terwijl die twee voorwaarden voor iemand in zo’n kwetsbare situatie juist zo belangrijk zijn.
Daarnaast gaf de directeur aan er niet voor terug te deinzen om in te grijpen als er iets niet goed ging op de werkvloer. Hij was niet te beroerd om ‘de rotte appel’ de wacht aan te zeggen…
Ik heb de directeur moeten teleurstellen. Zijn aanpak leidt niet tot een gevoel van een veiligheid in de organisatie, maar eerder tot een angstcultuur, waarin een medewerker zich wel tien keer bedenkt, voordat hij iets zal vertellen over de onveiligheid op de werkvloer. Mijn advies aan de directeur was mogelijkheden te scheppen voor een veiliger cultuur op het werk. Door aandacht te besteden aan omgangsvormen en gewenst gedrag. Door met elkaar een gedragscode af te spreken. Door met elkaar een open gesprek aan te gaan, in plaats van iemand de wacht aan te zeggen. Door met elkaar te praten, in plaats van te roddelen of aan stoelpoten te zagen. Door een externe vertrouwenspersoon aan te stellen, bij wie personeel veilig zijn hart kan luchten over een ongewenste en ziekmakende situatie.
Toen ik uitlegde dat een externe vertrouwenspersoon zo kan bijdragen aan meer loyaliteit van de medewerkers en een prettiger cultuur met minder ziekteverzuim en minder langdurige uitval, werd de directeur milder. Misschien was een externe vertrouwenspersoon dan toch zo gek nog niet.
Ik ga niet zeggen, dat ik de directeur volledig heb kunnen overtuigen van het nut van mijn werk. Ik denk wel dat ik iets in gang heb kunnen zetten. Met dank aan de HR manager!
